✔️ 2022-04-15 04:52:24 – Paris/France.
documents reçus par la poste et fichier numériqueil est parfois difficile de rester organisé lors de la remise des attestations, relevés et factures.
Cependant, il existe des méthodes faciles à mettre en œuvre et qui permettent de gagner du temps À long terme.
pour vous aider Organisez vos fichiersNous avons préparé une série de Trucs et astuces pour nettoyer efficacement Ne gardez que ce dont vous avez vraiment besoin.
Comment classer votre papier ?
L’objectif principal de l’archivage des fichiers est de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin Procédures administrativespour prouver un droit ou comme litige.
Afin de ne pas avoir à parcourir tous les classeurs et dossiers jusqu’à ce que vous trouviez le bon document, vous devez utiliser logique de stockage Ceci est unique pour vous.
La technologie la plus accessible et la plus couramment utilisée consiste généralement à collecter Documentation liée au même sujetAinsi, selon vos besoins personnels, vous pouvez suivre l’arborescence ci-dessous.
- Animaux : certificats, ordonnances, carnets de santé, etc.
- Assurances : Devis, contrats, conventions d’entraide, documents de sinistre.
- Banques : Relevés de compte, contrats, actes de donation, documents de prêt.
- Energie : Electricité, eau et gaz, devis et maintenance.
- Factures : Achats divers (électroménagers, meubles, bijoux, etc.).
- Famille : PACS ou contrat de mariage, acte de naissance, livret de famille, jugement de séparation ou de divorce, décret de tutelle, testament.
- impôt : Déclarations fiscales, avis d’imposition, pièces justificatives.
- Logement : contrats de location, d’achat et de vente, quittances locatives, état des lieux, factures d’ingénierie.
- Loisirs : Abonnements, réservations, factures d’achats de matériel.
- Santé : Dossiers, analyses et résultats des hospitalisations, chirurgies et accidents du travail, examens médicaux et résultats, carnets de santé et de vaccination.
- fréquentation scolaire : registres de fréquentation scolaire, formation, diplôme.
- Travail : Contrats de travail et avenants, paie, Attestation Pôle Emploi, Prestations de chômagele rapport de point de retraite.
- Véhicules : Factures d’achat, de réparation et d’entretien, documents d’immatriculation, preuve de vente.
Une fois le devoir terminé, les documents sont triés par ordre chronologique, Du plus récent au plus ancienCela vous permettra de supprimer plus facilement les papiers périmés.Enfin, rangez-les dans Classeurs ou pochettes séparéspeut être rapidement identifié.
Quels fichiers conserver ?
L’archivage de fichiers, qu’il soit au format physique ou numérique, demande de l’organisation, du temps et de l’espace. Cependant, tout le monde ne peut pas faire un espace dans son logement pour accueillir toutes ces pièces justificatives.
Heureusement, Réglementation française Vous permet de faire une catégorisation périodique, en ne gardant que les choses qui pourraient encore vous être utiles.
Effectivement, durée de conservation Établi, en fonction de la nature du document et du rôle qu’il peut jouer.
Par conséquent, certains documents ne doivent être conservés qu’un an, tandis que d’autres doivent être conservés Archive à vie.
Pour savoir exactement quels papiers vous devez trier, pendant combien de temps et quels papiers vous pouvez détruire en toute confiance, consultez notre article » Combien de temps le dossier sera-t-il conservé ? « .
Quels sont les conseils pour s’organiser ?
Si le classement de vos documents administratifs est pour vous une véritable corvée, vous pouvez déléguer cette tâche à une solution conçue spécifiquement pour ce processus.
En choisissant la numérisation de vos fichiers, vous pouvez utiliser des services gratuits poste numériqueCette application est accessible sur les appareils mobiles et les ordinateurs et est conçue pour vous faciliter la vie.
En effet, connecté à votre organisation, Digiposte vous permet de Recevez et sauvegardez automatiquement tous vos documents importants.
Celles-ci peuvent ensuite être catégorisées selon vos préférences ou selon les démarches de gestion que vous devez effectuer :
L’application intègre également une fonction scanner : elle permet de sauvegarder un document d’une ou plusieurs pages en le photographiant depuis son smartphone. Effectuez une détection automatique des bords du document, puis il ne vous reste plus qu’à enregistrer le document avec le nom souhaité au format image ou pdf.
D’autre part, si vous souhaitez enregistrer les fichiers dans un format physique, vous pouvez collecter tous les fichiers dans boîte à dossiers suspendus ou dans boîte de rangementIls peuvent souvent être montés sous une table ou empilés, ce qui vous permet de Gain de place important.
Pour avoir l’esprit tranquille et de l’espace chez vous, pensez à numériser vos documents administratifs.merci pour son Coffre-fort de haute sécuritéDigiposte est solution idéale Enregistrez tous vos documents, retrouvez-les facilement et accédez-y à tout moment, n’importe où.
N’oubliez pas de partager l’article avec vos amis !